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Como manejar las interrupciones

De nuevo, vía Thinkwasabi, encontramos otra entrada sobre productividad. Esta vez se trata de las interrupciones.  Berto Pena nos da las claves para obtener más tiempo de calidad a la hora de realizar nuestro trabajo.

¿Y cómo conseguirlo? ¿Cómo proceder cuando alguien te interrumpe?

1.  «Cuanto más dure la interrupción más daño hace». Anota esta frase en lo alto de tu planificación diaria, repítela durante varios momentos del día o escríbela en un post-it bajo tu monitor, pero muévete siempre guiado por ella. La subrayo nuevamente porque cuando la tienes clara de verdad, todo lo que puedas hacer luego es mucho más fácil.

2.  No te dejes llevar por la interrupción. Detrás de ella casi siempre hay otra tarea u actividad que te invita a empezarla (abrir, revisar, escribir, comprobar…). Lo más importante en ese momento es terminar lo que estabas haciendo.

3.  Si la otra persona te incita a parar y cambiar de actividad, intenta posponerlo. “Negocia” los 10 ó 15 minutos que necesites para rematar la tarea en la que te encontrabas, pero pon todo tu empeño en no dejarla a medias. «Déjame que termine esto y en 10 minutos estoy contigo».

4.  Evita la multitarea. Aunque tengas la tentación de hacer dos cosas a la vez, eso sólo contribuirá a complicarlo todo. Eres más resolutivo y rápido cuando te centras en una sola cosa. Tienes tiempo para todo, pero primero una cosa y luego otra.

5.  Trabaja con una libreta o tu aplicación de tareas bien cerca. Muchas interrupciones son tareas o cosas que tendrás que hacer o revisar después. Es mucho más eficiente si paras-anotas-vuelves a tu tarea.

6.  Durante la interrupción utiliza un lenguaje breve y directo. No le “des carrete” a la otra persona porque, como ser humano que es, tenderá a enrollarse y la interrupción se alargará.

7.  “Dirige” la conversación con la otra persona para hacerla todo lo breve, clara y precisa posible. Si se pone a dar rodeos o divagar, tú puedes conducir el diálogo hacia el rincón que te interesa: «dime qué necesitas y para cuándo lo necesitas».

 

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